Dziś, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, ludzie i firmy doświadczają korzyści płynących z pracy zdalnej. Teraz, gdy tak wielu doświadczyło przyjemności wstawania z łóżka by przejść do innego pokoju i odpalić komputer firmowy, praca z domu stała się rzeczywistością, aby pozostać z nami na dłużej. Nie tylko pracownicy cieszą się, że nie siedzą w godzinach szczytu każdego ranka w komunikacji miejskiej lub za kierownicą swojego samochodu. Kierownictwo firmy zwiększa produktywność swoich pracowników. To nie koniec ale początek gdy wiele firm prawdopodobnie pozwoli na więcej dni pracy zdalnej, gdy widzi, że ma to sens.
Jeśli skosztowałeś radości z pracy w domu, prawdopodobnie doświadczyłeś również pokus i wyzwań.
Czy odnajdujesz się w tym? Co chwilę zajrzę do kuchni co się gotuje zamiast skupić się na raporcie który miałem wykonać? Czy obwiniasz dzieci za rozpraszanie cię, mimo że to twój wybór, aby dołączyć do nich na dziesiąty śmieszny filmik na Pinterest w połowie dnia lub obejrzenie ulubionego serialu w ciągu ostatniego tygodnia? Czy zdarzyło ci się spać do ostatniej chwili przed momentem zalogowania się do pracy?
Nie jesteś sam. Praca w domu jest świetna, ale jest prawie niemożliwa bez dobrego planu. W tym artykule przyjrzymy się ośmiu poradom domowym, aby zmaksymalizować produktywność. Gdy masz odpowiednie narzędzia i plan, będziesz zaskoczony, jak wiele możesz osiągnąć przed obiadem. Możesz nawet być w stanie uzasadnić następny odcinek filmu z dziećmi jeszcze przed nadejściem wieczora.
Zapewnienie właściwej stacji roboczej
Czy wiesz, dlaczego firmy nie wyposażają pracowników w stołki i tablety na stanowiskach pracy? Bo to niemądry pomysł. Pierwszym krokiem do produktywnej pracy z domu jest posiadanie odpowiedniej stacji roboczej na miejscu. Pomyśl tylko o swojej stacji roboczej w pracy i spróbuj naśladować to najlepiej jak potrafisz.
Nie możesz być produktywny na 11 calowym ekranie. Upewnij się, że masz monitor z przekątną 25″ lub większą. Dwa monitory są jeszcze lepsze. Jeśli pracujesz na komputerze, który ma 4GB pamięci RAM, to nie będzie przyjemnością oczekiwanie aż komputer wykona Twoje instrukcje w większości przypadków a wydajność Twojej pracy spadnie oraz Twoje zdenerwowanie po takim dniu pracy będzie sięgało Zenitu. Jeśli komputer za każdym razem, gdy otwierasz nową aplikację, zawiesza się, to zabije prędzej czy później Twoją wydajność i chęć do pracy. Użyj komputera lub laptopa, który może nadążyć za Tobą.
Jeśli masz szczęście, Twoja firma wyposaży Cię w odpowiedni komputer do pracy domowej. Inne firmy pozwolą Cię zalogować do swojego systemu zdalnie na komputerze osobistym. Nie martw się o problemy techniczne. Zawsze możesz zadzwonić do działu pomocy informatycznej firmy lub konsultanta IT, aby uzyskać pomoc zdalną.
Ergonomia ma znaczenie
Drugą sprawą do utworzenia odpowiedniego stanowiska pracy jest komfort. Unikaj używania jako biurka stołu kuchennego lub barku kuchennego. W rzeczywistości potrzebujesz prawdziwego biurka, podobnego do tego w pracy. Możesz znaleźć używane i nowe małe biurka online. Nie muszą mieć
wbudowanych szafek na dokumenty, ale muszą mieć wysokość biurka, dzięki czemu możesz pracować bez wyginania pleców.
Posiadanie prawdziwego biurka ustawia twoje ciało we właściwej pozycji do optymalnej pracy i minimalizuje bolesność i zmęczenie. Równie ważne jest korzystanie z odpowiedniego krzesła. Niestety, krzesło kuchenne nie będzie właściwe. Jeśli spędzasz kilka godzin na krześle każdego dnia, ważne jest, aby uzyskać pozycję ergonomiczną, która będzie wspierać Twoje ciało w najzdrowszy możliwy sposób.
Ergonomia
Kiedy siedzisz na krześle przy biurku, istnieje kilka podstawowych punktów kontrolnych, aby wiedzieć, czy robisz to dobrze. Blat biurka powinien pozwolić, aby ramiona pozostały prostopadle do ciała podczas pisania. Idealnie, podłokietnik krzesła będzie wspierać łokcie podczas wygodnego pisania lub korzystania z myszy. Monitor powinien znajdować się na wysokości oczu, aby uniknąć zmęczenia szyi i oczu. Niektórzy ludzie używają regulowanego biurka siedzącego / stojącego, aby zmniejszyć ból pleców i zwiększyć przepływ krwi a także zmienić pozycję z siedzącej na stojącą i odprężyć niektóre partie mięśni.
Uaktualnij szybkość Internetu
Istnieje kilka rzeczy bardziej kłopotliwych niż konieczność przyznania się klientowi, że Twój Internet jest zbyt powolny aby obsłużyć video połączenie. Trzeba wręcz powiedzieć, że podczas rozmowy wideo jest to świetny sposób, aby zaszkodzić swojej wiarygodności. Jeśli pracujesz w domu, musisz upewnić się, że masz szybkie, niezawodne połączenie przez cały dzień. Jeśli twoja umowa internetowa jest podstawowym pakietem i używasz routera sprzed dziesięciu lat, to jest to recepta na katastrofę.
Nie wiesz, jak szybki jest Twój Internet? Wykonaj test prędkości Internetu. Wystarczy wpisać „test prędkości Internetu” w przeglądarce, a zobaczysz wiele opcji. Jaka jest prędkość pobierania? Na przykład serwis Netflix wymaga połączenia o przepustowości 25 Mb/s, jeśli chcesz przesyłać strumieniowo treści wysokiej jakości. Tak więc 25 Mb/s będzie działać, jeśli tylko przesyłasz strumieniowo Netflix. Jeśli dzieci są w domu, twoja żona pracuje z domu, a Ty również w domu chcesz połączyć się z klientem przez video, jest szansa, że to niestety nie wystarczy. Jeśli robisz wideokonferencje i jednocześnie dzieci mają lekcje zdalne, będziesz potrzebował przynajmniej 60Mb/s lub więcej, aby uniknąć opóźnień w połączeniu.
Szybka prędkość Internetu nie pomoże Ci bez routera, który może sobie z tym poradzić. Potrzebujesz router z procesorem wielordzeniowym i co najmniej 128MB pamięci RAM. Sprzęt w routerze ma duże znaczenie. Dzisiejsze routery potrzebują dużej mocy obliczeniowej, aby obsłużyć ciężki streaming wideo, pobieranie plików, kopie zapasowe danych i gry online. Uzyskaj router obsługujący sieć Wi-Fi, jeśli masz duży dom, aby zmaksymalizować zasięg sieci Wi-Fi.
Korzystanie z narzędzi do zarządzania czasem
Masz szybką stację roboczą, Twój Internet może sprostać wszystkim Twoim wymaganiom, teraz jesteś przygotowany, aby tracić dużo czasu na surfowanie po Internecie. Ale nie musisz! Nasze umysły zawsze szukają rozproszenia, zwłaszcza gdy robimy coś, czego nie lubimy, co często jest naszą pracą. Narzędzia do zarządzania czasem dzielą się na dwie kategorie – zarządzanie terminami i zarządzanie czasem produktywności.
Jeśli masz problemy z koncentracją na zadaniach, możesz pobrać aplikację timera. Ustaw czasomierz dla interwałów i nie przestawaj działać, dopóki czasomierz nie zgaśnie. Możesz nagrodzić się pięciominutową przerwą, a następnie rozpocząć następny interwał. Będziesz zaskoczony, jak wiele pracy można wykonać pracując z zegarkiem i zobowiązując się do takiego schematu pracy.
Zarządzanie czasem
Drugą częścią zarządzania czasem jest zarządzanie twoimi spotkaniami. Gdy jesteś w biurze, możesz nie zwracać uwagi na kalendarz, ponieważ członkowie zespołu mogą przypominać o połączeniach lub spotkaniach. Gdy pracujesz zdalnie z domu, twój kalendarz cyfrowy jest twoim najlepszym przyjacielem. Wiele aplikacji poczty e-mail, takich jak Outlook, umożliwia rezerwowanie terminów w kalendarzu cyfrowym. Aplikacja wyśle Ci przypomnienia przed spotkaniem, więc nigdy nie zapomnisz. Możesz zmienić czas i częstotliwość przypomnień na swoje osobiste preferencje.
Korzystanie z narzędzi komunikacji online
Praca zdalna z domu nie oznacza, że nie możesz komunikować się tak skutecznie, jak w biurze. Platformy takie jak Slack i Microsoft Teams tworzą poczucie wspólnoty wśród członków zespołu, dzięki czemu możesz pozostawać w kontakcie w czasie rzeczywistym przez cały dzień pracy. Można utworzyć wiele kanałów w ramach platform dla różnych dyskusji o projekcie, aby utrzymać porządek. Możesz nawet użyć emotikonów i gifów, aby rozjaśnić nastrój i dodać trochę humoru do swojej komunikacji.
Dla firm korzystających z usługi Office 365 usługa Microsoft Teams to doskonałe narzędzie komunikacji online dla zespołów zdalnych. Po włączeniu usługi Microsoft Teams w usłudze Office 365 użytkownik i Twoja firma uzyskacie dostęp do interfejsu komunikacji. Funkcja czatu pozwala na wątkowe rozmowy, które doskonale nadają się do przechowywania sesji burzy mózgów, połączeń konferencyjnych i innych spotkań w jednym, łatwym do znalezienia miejscu. Platforma umożliwia również integrację innych aplikacji usługi Office 365, takich jak Word, Excel, PowerPoint i OneNote, dzięki czemu nie trzeba już przechodzić tam i z powrotem między aplikacjami.
Skorzystaj z oprogramowania do wideokonferencji
Kiedy nie możesz spotkać się twarzą w twarz osobiście, następną najlepszą rzeczą jest wideokonferencja Zoom, WebEx i GoToMeeting to najpopularniejsze narzędzia do wideokonferencji dla dzisiejszej pracy z domu. Niewerbalne sygnały, które otrzymujemy, gdy widzimy twarz danej osoby, mogą nam wiele powiedzieć, zwłaszcza podczas ważnego spotkania. Widząc członków zespołu lub klientów możesz również pomóc zmniejszyć swoje poczucie izolacji, którą może czasami przynosić praca zdalna.
Zoom jest prawdopodobnie najpopularniejszą platformą wideokonferencji wśród pracowników zdalnych i osób, które chcą połączyć się z przyjaciółmi i rodziną. Platforma może obsługiwać wirtualne spotkania z maksymalnie 500 osobami. Firmy używają zooma do spotkań, seminariów internetowych i czatów. Działa bezproblemowo we wszystkich systemach operacyjnych, w tym PC, Mac, Linux, iOS i Android. Integruje się nawet z popularnymi aplikacjami, takimi jak Slack.
Webex jest drugim wielkim graczem na arenie wideokonferencji. Webex jest bardziej popularny wśród średnich firm i przedsiębiorstw, podczas gdy Zoom dominuje na rynku małych firm. Oba mają
porównywalne funkcje, korzyści, jednak jeśli masz budżet, Spotkania Webex kosztują znacznie mniej miesięcznie, ale masz mniej uczestników w każdym pokoju.
Opracowanie procedury
Masz wszystkie narzędzia, właściwą stację roboczą, ale nic z tego nie ma znaczenia bez zaangażowania się w rutynę. Praca z domu nie działa bez rutyny. Podobnie jak w biurze, jeśli chcesz zmaksymalizować produktywność, musisz zaplanować swój dzień. Bez planu przekonasz się, że wykonywanie zadań i pozostawanie skoncentrowanym jest dużym wyzwaniem. To nie twoja wina – to tylko tak działa nasz mózg.
Sekretem produktywności jest RUTYNA czyli aby nie trzeba było myśleć o tym, co trzeba robić. Kiedy planujesz wszystko, co powinieneś zrobić przez cały dzień, twój mózg może się zrelaksować. Podświadomy umysł zawsze działa, nawet jeśli tego nie chcemy. Często ciągnie nas w złym kierunku, aby wykonać zadanie, które nie jest priorytetem. Po prostu nie wie, jak zorganizować wszystkie dane, dlatego tworzenie planu i trzymanie się go jest koniecznością.
Twoja rutyna powinna polegać na pójściu spać i budzeniu się o tej samej porze każdego dnia. Najlepiej, jeśli zrobisz to nawet w weekendy. Zaplanuj przerwy i obiad w tym samym czasie przez cały dzień. Nie pomijaj przerw ani posiłków. Są po to, aby odświeżyć twoje ciało i umysł. Jeśli to możliwe, zaplanuj zadania na co najmniej tydzień naraz, aby mieć jasny plan na nadchodzący tydzień. Skoncentrowanie na celu pomaga budować pęd i uspokaja poziom stresu, ponieważ widzisz, że dokonujesz sprawy.
Usuwanie lub zmniejszanie zakłóceń
Ostatnią wskazówką dotyczącą rozwoju w zdalnym środowisku pracy jest usuwanie lub zmniejszanie zakłóceń. Zaczyna się to od zdefiniowania oczekiwań wobec siebie i innych osób w domu, gdy pracujesz. Upewnij się, że Twoja rodzina to rozumie, że kiedy pracujesz, to pracujesz i nie przeszkadzają Ci, chyba że jest to sytuacja nadzwyczajna. Możesz zameldować się podczas przerw i zjeść posiłek razem, ale kiedy pracujesz, nie możesz nikt Ci przerywać, aby odpowiadać na banalne pytania.
Umysł zawsze szuka rozproszenia i nie ma większej pokusy rozproszenia niż Internet. Jeśli pracujesz zdalnie, masz nieograniczone możliwości przeglądania ulubionych witryn i oglądania ulubionych filmów z YouTube. Jeśli jesteś przytłoczony takimi pokusami, możesz użyć aplikacji blokujących witryny, które nie pozwolą Ci spojrzeć na Facebooka lub YouTube w określonym czasie. Możesz też śledzić, ile czasu byłeś na danej stronie internetowej, aby uzyskać dane o tym, ile czasu marnujesz w dowolnej witrynie. Czasami zobaczenie danych wystarczy, aby obudzić Cię do rzeczywistości i skupić się na tym, co ważne.
Wnioski
Praca zdalna z domu jest całkiem świetna, gdy robisz to dobrze. Chodzi o posiadanie odpowiednich systemów i dobrego planu. Jeśli wziąć pod uwagę tylko czas zaoszczędzony na przygotowaniu się do pracy i dojazdy, może zaoszczędzić Ci każdego roku wiele dni.
Jeśli pracownicy pracują zdalnie z domu, nadal będą potrzebować wsparcia informatycznego od czasu do czasu.
Alligo może zapewnić wsparcie informatyczne każdemu pracownikowi zdalnemu pracującemu w dowolnym miejscu w kraju a nawet podczas wyjazdów za granicę. Zarządzamy, monitorujemy i
wspieramy twoją technologię biznesową za prostą stawkę miesięczną. Zminimalizuj ryzyko, zmniejsz stres i skup się na zadaniach o znaczeniu krytycznym.